Als ik je vraag één ding te noemen, dat je kunt doen (en nu niet doet) wat een enorm positief effect op je leven heeft als je het regelmatig zou doen? Noem iets dergelijks wat uw werk betreft.
De antwoorden die je hebt gegeven komen voort uit de kracht van je vrije wil, zo stelt S. Covey. De vrije wil stelt je in staat om beslissingen te nemen en conform deze keuzes te handelen. Door je vrije wil voorkom je dat je geleefd wordt. Integriteit is datgene wat je tegenover jezelf verplicht bent. Effectief management wil zeggen met het belangrijkste beginnen. Binnen in je moet een overtuigend ‘ja’ klinken om ‘nee’ te bedoelen.
Het komt aan op tijdsmanagement, gaat S. Covey verder. Tijdsmanagement kan worden samengevat in één zin: organiseren en uitvoeren op basis van prioriteiten. Persoonlijk management heeft zich ontwikkeld volgens hetzelfde patroon als dat van andere menselijke verworvenheden en kent bijgevolg een evolutie, waarop wij steeds verder bouwen. Rapporten en inventarisatielijsten waren kenmerkend voor de eerste golfbeweging. De tweede door agenda’s en kalenders. Het tijdsmanagement van vandaag is derde golf, met als belangrijkste toevoeging: de prioriteiten daarnaast worden meer en meer doordrongen te raken dat efficiënt organiseren de productiviteit vaak niet ten goede komt. Maar er is ook een vierde golfbeweging op komst. De gedachte is dat tijdsmanagement niet deugt. Voldoening is niet alleen afhankelijk van verwachtingen maar ook van ontplooiing. De vierde generatie richt zich niet zozeer op tijd en concrete dingen als wel op verbetering van de relaties en het bereiken van resultaten. Een goede P/PM-balans.
Op basis van de tijdmanagement matrix gebruiken we tijd d.m.v. 2 factoren: dringend en belangrijk. Dringend houdt in dat onmiddellijke aandacht is vereist. Belangrijkheid daarentegen heeft te maken met resultaten. Deze twee factoren geven vier kwadranten: kwadrant 1 (belangrijk en dringend), kwadrant 2 (belangrijk maar niet dringend), kwadrant 3 (niet belangrijk maar dringend), kwadrant 4 (niet belangrijk en niet dringend). Hierbij is kwadrant 2 de kern van effectief persoonlijk management. Als effectief persoonlijk management staat en valt bij kwadrant 2 activiteiten, hoe moeten we onze omstandigheden dan daaraan aanpassen? We reageren op alles wat zich aandient als iets dat gedaan moet worden. Veel mensen handelen in de geest van dit paradigma.
Het doel van kwadrant 2 management is je leven op een effectieve manier inrichten: een centrum van heldere principes, een duidelijk besef van je persoonlijke roeping, aandacht voor wat belangrijk is en voor wat dringend is en een voortdurend evenwicht tussen toenemende productie en –vermogen. Daarbij stelt S. Covey dat het een kwestie van je vrije wil, zelfdiscipline, integriteit en toewijding is ten aanzien van je goede principes. Dit heeft als voordeel dat (1) je principes centraal staan (2) het wordt geleid door je geweten (3) het definieert je unieke bestemming, inclusief je waarden en doelstellingen op lange termijn (4) het is een goed hulpmiddel om op een evenwichtige manier de rollen in je legen te leren kennen (5) programmeren per week plaats in je leven in een breder kader.
Echter S. Covey vindt dat je pas echt iets tot stand te kunnen brengen als je kunt delegeren. Je tijd indelen is een kwestie van efficiency, iets aan anderen overlaten is een kwestie van effectiviteit. Door je verantwoordelijkheid over te dragen aan mensen met genoeg kennis en ervaring kun je je concentreren op andere zaken. Bij delegeren zijn altijd anderen betrokken. Het is dan ook een overwinning op je omgeving. Daarom is delegeren als een kwaliteit van persoonlijk management. Een producent doet alles om de gewenste resultaten te hamen, maar als iemand iets opzet om samen met anderen gouden eieren te produceren, wordt hij een manager die rekening moet houden met de wederzijdse afhankelijk tussen mensen.
Hierbij onderscheidt S. Covey tzee vormen van delegeren (1) delegeren aan de knecht (2) delegeren aan de rentmeester. Deze laatste is gericht op resultaten, niet op methoden. Dat vraagt in het begin wat extra tijd, maar na verloop van tijd loont het.
De sleutel voor effectief management van jezelf of van anderen is niet een of andere methode of instrument, maar het kwadrant 2 paradigma. Wanneer je werkt aan de ontwikkeling van een kwadrant 2 paradigma, vergroot je vermogen om de week in te richten. Elk van de zeven eigenschappen hoort in het kwadrant 2.
